home Management Management - Vikhanskiy OS

Management - Vikhanskiy OS

4. The personal aspect of human interaction and organizational environment

The indisputable fact is that all people are different. Differences are manifested in the whole variety of human characteristics. People have different growth, weight, age, gender, education, use different languages, do the same actions differently and behave differently in similar situations. This diversity makes a person a person, not a machine, significantly expanding the potential and capabilities of the organization. And this diversity creates difficulties in managing the organization, problems and conflicts in the interaction of people with the organizational environment.

Creating roles, the organization seeks to standardize and unify. But if most roles can be standardized, then the behavior of most people is difficult to fit into a standardized framework. In order to share the contradictions between standardization and the diversity of human behavior, as well as between human behavior and the norms of the organizational environment, it is necessary to understand and know what determines a person's behavior, i.e. It is necessary to know how he perceives himself and others, how he reacts to one or another stimulating effect, what determines his preferences, which is unacceptable for him and what is self-evident. The three basic personal principles of human behavior are perception, criterial basis and motivation. Questions of motivation will be discussed in the next chapter. Now let us dwell on the general characterization of perception and the criterial basis of human behavior.

4.1. Perception of human environment

Perception can be defined in the most general form as a process of getting out of the environment and processing information. By itself, this process is one for all. At the entrance - receiving information from the external environment, then processing this information and bringing it to a certain "order" and, finally, at the output - systematized information that includes a person's idea of ​​the environment and forms the basis of his actions, i.e. Information that serves as a source material for human behavior. Despite the external uniformity of the process, each person's perception of reality is different. It is always subjective. Even if exactly the same phenomena are perceived, at the output each individual has his own information about them, which can differ significantly for different individuals. In life, it often happens that people look at the same phenomenon, but they see it in completely different ways.

The human perception of the organizational environment consists of two processes: the selection of information and the systematization of information, each of which is carried out both in accordance with general laws, and under the influence of individual characteristics of the individual.

The most important feature of the selection of information is that it is selective in nature. Using the information channels available to him, a person perceives visual, sound, tactile information and smell. However, he does not perceive all the information that comes to him. He hears or sees not all sounds and not all light signals, but only those that have a special meaning for him. At the same time, the choice of information is influenced not only by the physical capabilities of the sense organs to perceive information, but also such components of the person's personality as the attitude toward what is happening, the previous experience, its values, mood, and so on; Information as it passes through a psychological filter. Selection allows a person to discard unimportant or unnecessary information. For example, do not hear the conversation of people standing side by side, in the event that he does not interest him. At the same time, the selection of information can lead to the loss of important information, to a significant distortion of reality. Protecting the human brain from overload, facilitating psychological stress, giving a "rest" to the senses, the selection of information at the same time makes it absolutely impossible for a person to fully perceive the observed reality, necessarily leads to a distorted perception of reality and the emergence of a variety of identical phenomena by individuals. The person receives information from the environment through the senses: sight, hearing, touch, smell, taste. The greatest amount of information goes through the organs of sight and through the organs of hearing. The information received by the senses is always factual and always is the information of a given moment in time. You can not touch what was yesterday, or see what will happen tomorrow. An important feature of information obtained with the help of sense organs is that it is mainly objective in nature, although in general it is not adequate to the reality completely reflected by it.

The sense organs play a very large role in the person's perception of reality. However, they are not the only source of information. Intuition plays no less important role in obtaining information . Using the imagination as the primary means of obtaining information, intuition allows a person to "see" what is inaccessible to him through the senses. Information obtained through intuition refers to the future, it is related to possible events, actions and is predictive in nature. Systematization of information involves the processing of information in order to bring it to a certain type and interpretation of information, allowing the individual to respond in a certain way to the information received. Processing information has it in a certain order, gives it some completed forms that fills the information with a certain meaning and meaning. Information processing creates images, forms that a person can recognize and that they understand in a certain way. In this case, the process of reducing the complex of information signals to simplified synthesized images and categories occurs.

There are three general rules for processing information, allowing it to be reduced to images:

• establishing the ratio of the figure to the background;

• completion of images;

• establishing similarities and approximations.

In the first case, in the general "picture" of information, what is "a figure" stands out , i.e. The meaning of the "picture", its image. Accordingly, what is not a "figure", turns into a " background ". Often the "figure" stands out unequivocally. However, there are situations when the "background" can be perceived as a "figure", and "figure" is considered a "background". In this case, the processed information can turn into a completely different image and acquire a completely different meaning.

Completing the images allows you to create a single image on separate parts, even if there is not enough information for this. Often, this process of information processing can lead to the creation of incorrect images and misinterpretation of the behavior of others, and also cause an incorrect interpretation by the individual of the influences coming to him from the organizational environment. Establishment of similarity and approximations leads to the fact that, firstly, individual elements and characteristics can be separated from the total volume of information of individual images and forms that have some generalizing features. Secondly, this principle of information processing is manifested in the fact that various images and corresponding phenomena are grouped into certain generalized groups by smoothing out or ignoring the individual characteristics of each phenomenon.

Systematization of information by a person is carried out in two ways. The first way is the logical processing of information. This method is characterized by a systematic and consistent transformation of information based on logical operations. This is the so-called scientific way of processing information. But the person not only logically processes the information, bringing it to a state that allows to perform actions in response to the received effects from the environment. A person processes information, also using feelings, preferences, emotions, beliefs. In this case, the information is processed according to the principles of "I love - I do not like", "I like it - I do not like it", "good is bad", "better is worse", "acceptable - unacceptable," etc. Perception is a very complex, multifaceted and fast flowing process. It is not correct to think that the phases of selection, processing and evaluation are rigidly demarcated and follow one after another in a clearly defined form and according to an unambiguous scheme. In fact, it is almost simultaneously and often lightning-fast unfolding processes that make up the perception of the environment by the person. At the same time, although selection and systematization of information in general are carried out in accordance with certain principles, each individual is characterized by individuality in the course of these processes. It always makes perception individual and subjective. Therefore, in order to effectively interact with and manage a person, it is necessary to know, at least in general terms, what are the characteristic features of the person's perception of reality.

With all the variety of factors influencing the person's perception of reality, one can point to several internal and external factors that have a stable effect on people's perceptions. Among the factors that are internal to the person are the following:

• people perceive signals they know better than unfamiliar ones;

• People perceive signals that they have a strong sense of, both positive and negative, faster;

• people can perceive the signal differently depending on what preceded this perception and what state (needs and expectations) they have during the perception of the signal.

External factors that influence the person's perception of reality are the following:

• the intensity of the transmitted signal (bright and loud is perceived more quickly);

• signal mobility (moving signals are perceived to a greater extent than stationary ones);

• size (large objects are perceived easier than small ones);

• the state of the environment in which the person is (shapes, colors, sounds, etc.).

Since perception is a very complex and ambiguous process, depending on the influence of many factors, in particular, the previous experience, the current state of the person, the impact of the external environment, it can often be erroneous. One can point to several common ways of perception that make it difficult, create barriers and lead to mistakes in the perception of reality by a person.

Stereotyping is widespread when people perceive reality. By bringing a more complex and original phenomenon to a specific stereotype and, accordingly, a simplified view of this phenomenon, it helps to remove uncertainty, eliminate ambiguity and thereby facilitate the process of cognition. But at the same time, it often leads to a distorted perception of the phenomenon, attributing to it those features that it does not have, and vice versa, discarding some essential features of the phenomenon. Stereotypes often do not correspond to the phenomenon already because they reflect the average perception of this phenomenon in the past. Therefore, often they not only cut off individual traits, but do not even correspond to the average phenomenon. In this case, the stereotypical perception of the phenomenon leads to wrong conclusions, creates false expectations and generates inadequate reality reactions and human behavior.

Negative manifestation of the stereotyped perception in the life of the organization is a priori assessment and a priori view of people from the point of view of referring them to certain stereotyped groups. This can lead to discrimination on the basis of sex, age or nationality, infringing on human rights and damaging the activities of the organization.

Often, in the process of perception of the phenomenon, there is a transfer of estimates of individual characteristics of the phenomenon to other characteristics or a generalization of the evaluation of a particular characteristic to the level of an analogous evaluation of the phenomenon as a whole. This generalization can lead in general to both a positive and negative perception of the phenomenon, which may not correspond to reality at all. This is most often manifested in the perception of people, when on the basis of an assessment of individual traits of character or individual skills and abilities of a person a generalized conclusion about him is made about the person as a whole or as an employee in general.

The transfer and generalization of the evaluation of individual traits of a person can play a strong negative role in the interaction of man and the organizational environment. In particular, it can have a great negative impact on the performance of the employee's role responsibilities. Having received a certain idea of ​​the fulfillment by the member of the organization of individual actions or operations, the manager may think that the worker does the rest of the work that he does not see, exactly the same. This leads to the desire of the employee not to make obvious mistakes, instead of striving for a very good job. Or try not to work at all well, but only when the head can notice it. Often this peculiarity of perception leads to the fact that the members of the organization, who in their activities are closer to the management and more often communicate with it, are generally estimated to be relatively higher than those who successfully manage their work, but are out of the management's view.

To a serious distortion of the perception of the environment results projection of a person's own feelings, moods, experiences, fears, motives of activity, etc. On other people. People can explain the motives of the actions of others in accordance with why they themselves carry out similar actions, and fall into a deep delusion. It is noted that people tend to attribute their negative traits to others, thereby creating some justification for their behavior. Negative manifestation of the projection in organizational behavior is a false idea of ​​a person that others want the same thing that he wants. This creates inadequate expectations and actions that come into conflict with the organizational environment. An able-bodied superior can consider that all his subordinates are also very hard at work. The same can be far from reality. Conversely, a lazy boss can unreasonably suspect everyone that they are shirking work.

A strong impression on a person's perception of a certain reality can have a first impression. It often happens that all the further vision of a person or, at least, his long-term perception is in captivity at the first impression. A strong first impression can have a twofold impact on further perception. It can promote the preservation of a similar perception, even if it is not true, but can lead to a sharp change in perception, which may also be inadequate to reality. In the organizational behavior of a person, the first impression can facilitate a faster and easier entry into the organizational environment and the accelerated establishment of normal interaction between the person and the environment. Therefore, it is very important for the new member of the organization to properly conduct their first contact with the organization. The environment, and especially the leadership, in turn, should be careful not to rely heavily on the first impression, as it can form an incorrect image and give rise to unjustified expectations.

Stereotyping, generalization, attribution to other features, desires and moods that are not inherent in them, following the first impression and similar forms of perception can give rise to many problems, difficulties and mistakes in organizational behavior and cause prejudices that can adversely affect many organizational processes, in particular , On hiring, promotion, remuneration and dismissal of employees. Therefore, it is desirable that as many people in the organization as possible know about this and try, whenever possible, to take this into account, critically assessing their perception. This is especially important for the management team. Of course, there is absolutely no true perception of and freedom from the influence of the personality traits of a person and can not be in principle. However, this does not mean that people should not seek to more objectively perceive reality, try to understand the features and characteristics of their inherent perception of the environment in order to consciously correct the information they perceive.

One of the most important from the point of view of human interaction and the organizational environment of perception processes is human perception. The way we see a person, what attributes we attribute to him, how we regard his behavior fundamentally determines how we build relationships and how we interact with this person. Восприятие человека сильно влияет на многие важные организационные процессы, такие, например, как отбор и назначение людей на должности на основе интервью, проведение переговоров, оценка предложений по результатам устного сообщения, формирование рабочих групп и т. п.

Восприятие человека состоит из двух стадий. Первая стадия — это первое впечатление о человеке. Обычно оно базируется на очень небольшом количестве информации о человеке и находится под сильным влиянием привычек и представлений воспринимающего. Например, если воспринимающий любит шутить и улыбаться, то первое восприятие человека, обладающего такими же качествами, обычно бывает завышено в положительную сторону. Первое впечатление оказывает сильное воздействие на дальнейшее восприятие человека. Однако тем не менее оно не является на сто процентов определяющим. На второй стадии восприятия человека происходит более глубокое и широкое знакомство с его личностными характеристиками, стилем поведения, квалификацией и подходом к выполнению обязанностей. Восприятие человека в различных ситуациях и при различных обстоятельствах позволяет выяснить его устойчивые черты и характеристики. Это может привести к корректировке или даже отказу от первого впечатления.

Восприятие человека складывается под влиянием трех составляющих:

• воспринимаемый человек;

• воспринимающий человек;

• ситуация, в которой происходит восприятие.

От того, как выглядит воспринимаемый человек, как он ведет себя в общении, каковы его «анкетные» данные, существенно зависит восприятие человека. В целом это может показаться неверным с абстрактной или идеалистической точки зрения справедливого взгляда на каждого человека. Однако это реальность, которая существует, которую нельзя устранить нравоучениями, нормативными актами и распоряжениями, которую нужно признавать и с которой нужно считаться, как бы нам ни хотелось того, чтобы этого различия в восприятии человека не существовало.

Выделяется три группы характеристик воспринимаемого человека, которые влияют на его восприятие окружающими:

• физические и соответствующие им характеристики;

• социальные характеристики;

• «анкетные» характеристики.

К числу наиболее существенных с точки зрения влияния на восприятие человека физических характеристик относятся его внешность, рост, телосложение, жестикуляция, мимика и цвет кожи. Проводимые психологические исследования показывают, что каждая из данных характеристик вызывает определенные ассоциации у воспринимающего. Данные ассоциации могут не соответствовать реальности, создавать неверный образ воспринимаемого. Однако они оказывают очень сильное влияние на восприятие. В разных странах и культурах может быть различное толкование этих характеристик человека, что может приводить к еще более существенному искажению восприятия. В наибольшей степени данное замечание относится к трактовке жестикуляции и мимики человека, так как отдельные жесты или же определенное выражение лица могут иметь диаметрально противоположный смысл.

Социальными характеристиками человека, оказывающими влияние на его восприятие окружением, являются его стиль и манера ведения разговора, стиль и манера одеваться. Очень часто люди с определенным уровнем образования, относящиеся к определенным профессиям или же принадлежащие к определенным социальным группам, имеют определенную манеру разговора, интонацию и стиль ведения беседы. Поэтому в зависимости от того, как говорит человек, может складываться его восприятие. Аналогичная ситуация наблюдается и в случае с внешним видом, стилем и манерой одеваться. В любом обществе наблюдается стремление людей к униформизации, чаще всего отражающей их социальное положение или профессиональный статус. По тому, как человек одет, очень часто делается вывод о нем, о его служебном статусе, профессии и положении в обществе. Не всегда эти выводы адекватны действительности, но почти всегда они оказывают существенное влияние на восприятие человека окружающими. В связи с этим очень важно обращать серьезное внимание на эти моменты при стремлении добиться позитивного восприятия окружением.

Анкетные данные, такие, как пол, возраст, образование, национальность, религия, сфера деятельности и т.п., достаточно сильно влияют на наше восприятие человека. Стереотипные представления, соответствующие этим характеристикам, как бы подменяют реальный образ воспринимаемого человека, создавая очень часто при восприятии человека искаженное представление о нем. В то же время необходимо знать, что полностью устранить влияние анкетных данных на восприятие человека окружением невозможно. Поэтому, вступая в контакт с окружением, человек должен предвидеть то, как он будет восприниматься с учетом его «анкетных» характеристик. Это может существенно помочь ему реалистично и более успешно построить свое взаимодействие с окружающими.

Три группы характеристик воспринимаемого человека отражают то, каким человек предстает окружению. Однако это не значит, что все в окружении его воспринимают совершенно одинаково в соответствии с его характеристиками. Например, одна и та же манера одеваться может вызывать у разных людей разное представление о человеке. И это связано с тем, что восприятие человека зависит также и от характеристик воспринимающего.

То, как воспринимающий смотрит на воспринимаемого человека, находится под влиянием двух групп характеристик воспринимающего:

• уровень глубины видения ситуации;

• личностные и социальные характеристики.

В одном и том же явлении одни люди способны увидеть только его отдельные, упрощенные и поверхностные характеристики. Другие видят явление более глубоко, воспринимая его и описывая через более сложные характеристики. Например, при восприятии человека первые увидят его внешние данные (внешний вид, манеру говорить, отдельные жесты и т.п.), вторые же увидят отдельные черты характера (добрый, завистливый, самоуверенный и т.п.). Существует и более глубокая степень восприятия, когда формируется картина из совокупности нескольких характеристик как позитивного, так и негативного планов, находящихся между собой в определенном соотношении (добрый, но ленивый, завистливый и способный и т.п.). Личностные и социальные характеристики воспринимающего в основном проявляются в терпимости к неопределенности, в готовности открыто и непредвзято воспринимать явления, априорно доброжелательном восприятии человека и т.п. Люди, у которых больше уверенности, больше терпимости к новому и неясному, более способны к восприятию новых людей. Наоборот, люди, закомплексованные, с однозначным взглядом на явления воспринимают других с трудом и неадекватно реальности. Они склонны приписывать им те черты и характеристики (преимущественно отрицательные), которых у них нет, и наоборот, не видеть многие черты, которые имеют позитивный характер.

Восприятие человека в значительной мере зависит от того, в какой ситуации оно происходит. Выделяются три аспекта ситуации, которые оказывают заметное влияние на восприятие. Во-первых, это место, в котором происходит встреча. Например, неформальная обстановка и неформальные места встречи больше располагают к более широкому, часто позитивному и дружескому восприятию. Во-вторых, восприятие человека зависит от того, по поводу какого дела или в связи с чем состоялась встреча. Если событие, в рамках которого состоялась встреча, имеет для воспринимающего большое положительное значение, то и его восприятие человека, с которым состоялась встреча, может быть соответственно более положительным, чем если бы он встретил его в обычной производственной ситуации. В-третьих, большое влияние на восприятие оказывает то, кем или от чьего имени организована встреча. Например, восприятие человека, рекомендованного для встречи уважаемым или высокопоставленным лицом, может существенно отличаться от восприятия этого же человека в том случае, если встреча состоялась по инициативе малознакомого или же неуважаемого лица.

Знание того, что восприятие человека зависит от ряда вышеперечисленных факторов, очень важно для установления хороших взаимоотношений между членом организации и организационным окружением. Особенно важно это знать и использовать данное знание тем, кто входит в организацию, так как от умения создать первоначальное благоприятное восприятие очень сильно зависит их возможность успешно вписаться в организационное окружение.