home Accounting, audit Books Organizatsiya accounting in the budgetary institutions - SVriko S.V.

Organizatsiya accounting in the budgetary institutions - SVriko S.V.

3.6. Organizing arhіvі nosіїв облікової інформації

Останнім етапом руху носіїв інформації є їх архівування . Відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (дид. Дod.2) All first documents of the regional administration have passed through the box, the bookkeeping of the issue and the balancing of the obovyazovyy transfer to the archives - the establishment of a structural pidrozdilu, a kind of investment for zberіganny nosіїv Information.

In practice, the installation of the organisa- tic is designed to cushion the two visually impaired:

• Straightforward;
• Postійний.

Submissions sub-proposals to meet the needs of the operational and information resources of the past financial character of the past. So the rank, the number of regions, the information, the shell passed, the wielding of zberigashis near the flow arkhivi accounting service. Tsei arhiv is a special entity that is attached to an abbreviation of a person who has been registered as a zealotman (shafi, scho zachinyaayutsya; seyfi; metelevi shafi; елеваторні картотеки тощо); де здійснюється поточно нагромадження носіїв облікової інформації під відповідальність individuals, financed by the head accountant.

Etap stream arhivuvannya ponachaetsya z utvorennya nomenclature. The order of robotics with documents at the time of the balloting of the armed forces before the directional control of the transfer to the archives shall be established. The Cabinet of Ministers of Ukraine, dated October 17, 1997, No. 1153. The system of classification of documents for the transfer of title documents, Establish, establish in the order of the order of the signs of rows of zberiganna kozhnoi spravi. Nomenclature ref - tse obov'yazkovy kozhnoї to place the document yaky skladaєtsya s metoyu stvorennya in nіy єdinoї Sistemi formuvannya right, zabezpechennya їh oblіku, Shvidky rozshuku document for yogo zmіstom that view, transoms dokumentіv on Reigning in zberіgannya protsesі dіlovodstva. Відповідно до видів та напрямків інформаційного забезпечення the process of accounting in the subcategory of accounting in the nomenclature of an accounting bookstore may be as follows:

1) organisation and settlement of documents;

2) internal organisation and distribution of documents;

3) it is planned that the documentary;

4) regional authorities;

5) initial documents;

6) leaves.

The nomenclature of the rights of the structural pension is divided by the head accountant at various times with accounting services, zakluchayuchi fahіvtsіv arhivu. Robot zі стренрення номенклатури справ здійснюється у ІV кварталі року для забезпечення і впровадження in the new звітному періоді.

Nomenclature of the right to be a kind of structural pidrozdіlu set up to be stored in three tridnirniki (on the skin of them obovvjazkovo majut budi grifi pogodzhenzhenya ekspertnoyu komisiiєyu structural pidrozdilu i kerivnikom archivnogo pidrozdіlu - posadovoe especial, for the archival installation):

• The first is underscore, zberihaєє у at accounting;
• Other - to transfer to the office;
• Treti - vikoristovuyutsya for formovannya citation and poshukіv potrebnogo document.

Усі справи, включаяі до номенклатури справ, повинні мати умовне позначення - індекс. The index of the structural structure is to be stored in the structural unit number (for the staff of the retailer, the number of structural pits) and the serial number in the interstitial units.

For zabezpechennya shvidkogo formovannya sprav, and takozh poshuku і zberigannya vikonanyh dokumentov їh rozkladaut at the folder, formyuchi vidpovidnі spravi. Formulyannaya sravina poinshenaetsya z povatku rock. It is advisable to put a folder on the cob of rock on the leather in the nomenclature. On obkladintsi that on korіntsі takoї spravi vkazuyut code of the accounting service of the structural pіdrozdіlu that ordinal number of the reference for the nomenclature. Поділ оброблених документаів на справи здійснює працівник бухгалтерії, на якого покладено зазначений kind of robotics. The residual documentary document at the crossings is transferred to the translation of the stoic yoko vikonannya that regularity is formalized. The documents are included until the end in one comment. On the right, 250 quarters are not to blame for interrogation.

Obrobelena, and ozhe, ідентифікована відповідно до облікового реєстру бухгалтерська документація групується за хронологією (за місяцями). In case of an unknown document in one volume, you can form the documents for the quarter, with one group of documents for one month you can cross one of them with one arcade of the papier and the sign of the month. Krіm hronologіchnogo principle formuvannya dokumentіv bezposeredno in spravі document and mozhut sistematizuvatis not deprivation for hronologієyu and second in reading-logіchnomu (RFQ document, document vіdpovіd) alfavіtnomu (osobovі rahunki) chi numeratsіynomu order (fіnansovo-groshovі document). Okrіm addition, the documents, shos stosuyutsya pesnogo reestru synthetic chi analiticheskogo obliku, izumnyutsya v okremu grupu.

At timshasovo korostuvannya to the side installations set up to see the permission of the kerivnik install. Viluchati zі cvervi dokumenti postiynogo zberivannya zaboroneno. Yak vinyatok viluchennya document allowed to allow kerivnika install in obovvjazkivym zalishennyam at the right of the documented document.

For the safe operation of the shvidkogo operative pokushu neobhidnyh dokumentov spravi zberigayutsya at politsy shaf vertically up to pozlodovnosti rozmіschennya spovo nomenklatura. On the inside surface of the doors are a rozmischuyut nomenclature of the works.

Видача бухгалтерських документаів із бухгалтерії забороняється. In okremih vipadkah s allowed to head accountant dopuskaєtsya send both document and place the pratsіvnikam at tsomu zamіst they have the right vkladaєtsya zamіnnik Arcos de zaznachaєtsya, if who i yaky termіn on the document type. Після закінчення року видча документаів зі справ не допускається. At different consumers for the head accountant can be seen on the right, in a document. Zamіst neї oformlyuєtsya vkladaєtsya i have the right kartka-zamіnnik de zaznachaєtsya number vidanoї right, vidachі date, the person, the right handed yakіy timchasove koristuvannya, lines vidachі, pіdpis otrimannya about right and takozh about priymannya in razі її Povernennya. Vidavati for the interorganizatsii can be limited to the permissive kerivnika install.

The documents of the last fate zberigayutsya in the accountancy of the long vsogo approachable rock, and potim is transmitted to the archives of the establishment of the organi cation. The process of transferring misconceptions from the final stage of robotics to the regions of the region, a certain field in the obbots for the subordinate їх зберігання і використання. Zauvazhimo, scho if arhіvu in organіzatsії Absent (not large collective of pratsіvnikіv byudzhetnoї organіzatsії) dokumentatsіya zberіgaєtsya in buhgalterії to kіntsya vstanovlenogo termіnu and Dali znischuєtsya Won in the prescribed manner to the sovereign chi peredaєtsya arhіvu. Centralized accounting services in its own archives for the sake of the regional information and information on budgetary institutions and organizations, and for its services.

Wrap-up for the trivial zberіgannya igoplyuє kіlka poslіdnih operatsіy:

• Conducted an examination of science and practical documents;
• Registration of documents for transferring to archives.

Експертиза цінності здійснюється з метю встановлення термінів зберігання носіїв облікової інформації та добору їх для державного зберігання. Process ekspertnogo otsіnyuvannya pochinaєtsya Zi skladannya nomenclature right (umovno viznachaєtsya termіn zberіgannya dokumentіv) zdіysnyuєtsya in Povny obsyazі pіslya zakіnchennya termіnu operational vikoristannya ref i pid hour pіdgotovki to dovgotrivalogo zberіgannya. Закінчується експертне оцінювання уточненням їх цінності під hour of transfer from the arch establish to the state archives. Експертні комісії, yakі vikonuyut zazchenchenі functіії, formuyutsya pratsіvnikіv vystaviv. Фінституції експертних комісій такі:

• Rozglyad nourishment і прийняття рішень щодо передачиі до затвердження: descriptive document, nomenclature of the streaming documentation, and takozh actinov u raz viluchennya document;
• The fate of pidgotovі і розгляді nomenclature.

Check the form of the kerivnik install. To її warehouse, as a rule, include kerіvnikіv in the office of the archivist, the office of accountancy and representation of the structural units, and takozh fahіvtsіv vіdpііdіnі sіvnії archііvії service. Expertise pochainayut z pereslyadu nosіїv oblіkovo іnformatsії, scho pіdljagayut postійному зберіганню. Prior to them lay down the first and most important accounting records and balance explanatory notes before them; Зведені річні і річні звіти about виконання кошторисів доходів і видатків установки; Minutes of accounts of accounts for review and approval of the financial statements of balances; Аналітичні записки до річних звітів і balanceів тощо. Termіni zberіgannya vsogo set nosіїv oblіkovoї Informácie viznachayutsya vіdpovіdno to Perelіku types dokumentіv scho stvoryuyutsya in dіyalnostі organіv derzhavnoї Vladi that mіstsevogo samovryaduvannya, іnshih SET, organіzatsіy that of companies, s vkazuvannyam strokіv zberіgannya dokumentіv, zatverdzhenih instructions to the Head arhіvnogo upravlіnnya at Kabіnetі Mіnіstrіv Ukraine od 31.03. 97 No. 11-a (dd. 4).

So, laying down the zmistovogo pripovnennya viokremljuyut takі termіni zberigannya:

• 1 рік;
• 3 rock;
• 5 rock;
• 10 rock;
• 75 rock;
• Postyno.

In the case of v'arto pam'yatati, scho stosovno bibliotekhnicheskikh dokumentov, reestriiv ta zvіtnogo documentary lines zberіgannya vstanovlyuetsya (z urahuuvannyam terminu zabezpechennya revizii) z 1 sіchnya rock, coming for rock zakinchennya spravi shodo protsedu dilovodstva.

Справ переглядаються відповідно до встановленої nomenclature. In the case of people who have problems, they can lie down to groups of post-taichnogo zhimnichovogo zberigannya, but can reform the buti, with the documentation of post-soviet zbernichnya viluchayutsya iz spravi. Yakschoo at the right is imagined by the nose, yakі nalezhat up to the rare group zhimichasovogo zberigannya, for the term zberigannia vseієї spravi take naybіshy з зііпповідних окремихх термінів.

In the process of examination, inquisitors can classify such groups:

• Postійного зберігання - підлягають у перспективыі передачі до державного архіву;
• Довготривалого зберігання - понад 10 років;
• Тимчасового зберігання - up to 10 років;
• Termin zberihannya any minus - cope pidlyagayut znischennu.

The first three groups are grouped up to the transfer to the archives, and the fourth part is transferred to the document for the zoning of documents, but not for posting, and in the middle of the delivery note, the transfer is transferred to the points of the secondary sirovini for the check-out. Documents about Viluchennya are transferred to the chief accountant of the kerivniki archives.

If you do not check out the number, you are numbered in the order number, numbered, take the frame and transfer to the archives. Sformovanі spravi soprovodzhuyutsya dovіdkoyu, de zaznachaєtsya:

• Naimenuvannya oblikovogo reestru, before I lay down the first documents (schodo first documents);
• Period, before yakogo nalezhat носії інформації;
• Перелік скомплектованих носіїв;
• The date of the remainder of the package and the transmission to the archives;
• An individual, a transfer.

Such an order is in the order of decorating. The helper of the clock of the zombie can be mended by the private sector of the decoration - without taking into the frame that numbering.

The order of the transfer of knowledge to the archives is to lie in the group, to the right,

• Spravi, sho moyut termin 10 rockiv zberіgannya i bіshe, supruzhnuzhuyutsya folded zazdalegіd opisom;
• Spravi zterterom zberigannya up to 10 rockivs passed on to the archives for the nomenclature of documents.

Приймає справи до архіву працівник postійного архіву установи.

Arhivnyi pіdrozdіl і self- structural structural partіng organіzііії abo enter the warehouse of the service documentary zabezpechenennya upravlynnya organizatsії (control of the right, the evil, the office, etc.).

At its head, the Constitution of Ukraine and the laws of Ukraine, the decrees of the Verkhovna Rada of Ukraine, decrees and resolutions of the President of Ukraine, decrees, decrees and orders by the Cabinet of Ministers of Ukraine. З nourish organізації та методики ведення архівної справи архівний підрозділ керується rules, instructions and recommendations Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів (Головохіву) України.

Архівний підрозділ працює згідно з річним план, який затверджує керівник оргаізації, і звітує before him about the robot. Kolo obov'yazіv pratsіvnikіv arhivnogo pіdrozdіlu viznachaetsya posadovymi інструкціями, які затверджує керівник оргаізації. Zokrema obovyazyki arhivaryusa hunt:

• Priyom of the certificates;
• Перевірку regularity of formwork;
• Реєстрацію в архівній книзі;
• Preparation of the rights to write-off;
• I see the order in the established order.

Осноні заввання архівного підрозділу такі:

• Прийняття від структурних підрозділів оргаізації та зберігання архівних документаів на різних видах носіїв інформації;
• Control at the same time by the service of documentary control of the management of the country; zberіgіnnya іn regularity of the documented documents at the structural pіdrozdіlі organіzatsії;
• The fate of the warehouse nomenclature of the nomenclature of the organization, the revision of the documents in the form of the approved nomenclature;
• Filing on the state register of documents to the National Archives Fund, the registry of the state registry of the submission of information on the number of such documents for the inserted form before the official archives;
• Carried out in the course of the examination of documents and documents, to perebuivayut to zberiganni, warehousing and filing on the sight of the electronic documentary of the organization of documents in the National Archetypal Fund, the right to special warehouse of the organization of documents, not transferred to the warehouse of the National Archives Fund;
• That is, keeping in touch with the appartment for arhivnim documents;
• Orgіzіcіya vіkoristanіnі documentіv, vidacha u vstanovlenuemu order arhіvnih dovіdok, kopіy, vityagіv legal persons і gromadyanyam;
• Preparation and transfer of documents to the National Arkhiv Foundation before the official state archives;
• The fate of the calls for advancement of the faculty of the kvalіfіkііі pracівників оргаізації, які відповідають for the robot з documents.

Виконуючи покладені на оого заванняня, архівний підрозділ Organization and right:

• Vimagati vіd structurіng підрозділів transmissions on зберігання документаів, zagіdіnі zііnіmі zinnіnim stіnovnim standards and rules;
• Turn the structural documents on the documents, executed in the criminals' establishments;
• Давати structural pіддрозділам рекомендацииції з feed, scho nalezhat up to the competence of the archives;
• Submachish drinking up to structural pidrozdilіv stasovno potrebnih for roboti vidomosti;
• Інформувати керівництво organізації про стан robot з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
• Brothers, the fate of zasidanni doradchih organov, naradah, yaki be spent in organizatsii, if there are rozglyadayutsya pityannya shodo roboty documents.

Viluchennya of the first documents, regional registrations, accounting records and balance sheets can be set up for the execution of the agency, the court order, the procurator's office and the courts, the state control and audit services of the taxation services before the law of Ukraine. Viluchennya formalized by the protocol (act), a copy of which is to be handed over to the receipt of the receipt of the identification of the property, establish.

З дололу і у присутності представників оргаів, які здійснють вилучення, Відповідні посадові individuals підприємства chi establish mozut znyati kopії ta vozrasti dokumentov, scho viluchayutsya, iz zaznachennyam pіdstav i dati vigilennya. Yakshcho viluchayutsya tomi nedoformlenyh dokumentov (not taken in the frame, not numbered, etc.), then to the permission of the presence of representatives of bodies, yaki conduct viluchennya, vidpovidnyi posadovi individuals establish mozhut dooformiti tsі tomi (zrobiti opis, numbered arkushi, prohnuruvati, Seal, zasvidchiti its pidpisom that print).

Organities, they have documented documents, solicited the possibility of enforcement, installs for e-letters to zverbitni zverbiti at the need of a visa, a copy, a copy of the documents for the type of documents before the legislation.

Якщо зазначені орга pokupayut viluchenі rіshe dokumenty, ostannі priymaє під розписку відповідна посадова person at a time and in a few ways about pіslennya підшиває до тих самимів, з яких бументи вилочено і and contributions натоість order about вилучення, реєстр і копії таких докуів.

At the time when the first documents of the document are filed, the registrar and the register of kerivnik establish a letter on the basis of the law enforcement organization, which shall, by its own order, order a resolution for the resolution of the documents in force and the reasons for the violation. Before the participants in robotics, the representatives of the slave bodies, the hunter's and the superintendent's glory are to be sought. Result roboti komіsії obrazlyayutsya act, a kind of hardening kerivnik install. A copy of the act in the 10-day term is determined by the authority to the body, in the sphere of management, I am free to drink. Окрім того, копію цього акта в зазначений термін установа надсилає до фінансового органу.

Контрольні питання

• Сутність і призначення облікових номенклатур.
• Напрямки побудови облікових номенклатур.
• Основні положення методики складання облікових номенклатур на етапі первинного обліку.
• Основні положення методики складання облікових номенклатур на етапі поточного обліку.
• Основні положення методики складання облікових номенклатур на підсумковому етапі обліку.
• Сутність та призначення робочого плану рахунків.
• Назвати і розкрити зміст принципів побудови робочого плану рахунків бухгалтерського обліку.
• Зміст та сутність поняття «бухгалтерський документ».
• Класифікація бухгалтерських документів.
• Сутність і призначення облікових реєстрів.
• Основні напрямки класифікації облікових реєстрів.
• Зміст поняття «організація документування та облікової реєстрації».
• Охарактеризувати такі напрямки організації документування та реєстрації:
• вибір форм;
• формування альбомів форм;
• оформлення носіїв інформації.
• Основні етапи методики розробки форм носіїв інформації.
• Напрямки вдосконалення документів, облікових реєстрів та звітних форм.
• Зміст поняття «документооборот» та його стадії.
• Принципи та завдання докуменообороту.
• Основні методи організації руху носіїв облікової інформації.
• Особливості організації руху носіїв за умов використання ПК.
• Сутність поняття архівації щодо бухгалтерського обліку.
• Охарактеризувати та обґрунтувати поділ архіву бухгалтерської служби.
• Порядок поточного зберігання документів.
• Етапи підготовки справ для довготривалого зберігання.
• Завдання та обов'язки працівників архіву.